دستورالعمل جامع صدور و مدیریت و نحوه ی نوشتن چک مدرسه
نحوه ی نوشتن چک مدرسهمدیریت صحیح امور مالی در مدارس نیازمند رعایت اصول و ضوابط دقیقی است که صدور چک یکی از مهمترین جنبههای آن محسوب میشود. این دستورالعمل به منظور شفافسازی و استانداردسازی فرآیند صدور چک تدوین شده است.
شرایط اساسی صدور چک و نحوه ی نوشتن چک مدرسه
صاحبان امضای مجاز
برای اعتبار هر چک صادره، حداقل دو امضا از مقامات ذیصلاح زیر الزامی است:
- مدیر مدرسه (به عنوان مسئول اصلی امور مالی)
- رئیس انجمن اولیا و مربیان (نماینده والدین)
- نماینده منتخب معلمان (ناظر آموزشی)
محدودیتهای قانونی
ممنوعیت صدور چک در وجه حامل
در نظام مالی آموزش و پرورش، صدور چک در وجه حامل به دلایل زیر ممنوع است:
- جلوگیری از سوءاستفادههای احتمالی
- امکان ردیابی تراکنشهای مالی
- حفظ شفافیت در گردش مالی مدرسه
مدیریت تنخواهگردان
- چک تنخواه صرفاً باید به نام مدیر مدرسه صادر شود
- انتقال تنخواه به سایر کارکنان (مانند سرایدار یا کادر اداری) ممنوع است
- مدیر مسئول مستقیم نگهداری و هزینهکرد تنخواه است
ممنوعیت چک مدتدار
صدور چک مدتدار به دلایل زیر ممنوع است:
- احتمال کمبود موجودی در زمان سررسید
- مغایرت با اصول بودجهریزی سالانه مدارس
- جلوگیری از خدشهدار شدن اعتبار مالی مدرسه
الزامات مستندسازی
مستندات ضروری
برای هر چک صادره، تهیه و نگهداری اسناد زیر الزامی است:
- تصویر چک صادر شده
- رسید دریافت وجه از ذینفع
- فاکتورها و اسناد مثبته هزینه
- صورتجلسه شورای مالی مدرسه
- مجوزهای مربوطه (در صورت نیاز)
ثبت و نگهداری اسناد
- درج کامل مشخصات در متن و تهچک
- ثبت همزمان در دفاتر مالی
- بایگانی منظم اسناد و مدارک
- گزارشدهی دورهای به مراجع ذیربط
فرآیند ابطال چک
در صورت نیاز به ابطال چک، مراحل زیر باید طی شود:
- تنظیم نامه رسمی درخواست ابطال به بانک
- ارسال لاشه چک همراه با نامه
- دریافت تأییدیه ابطال از بانک
- نگهداری مستندات در سوابق مالی
- ثبت در دفاتر حسابداری
موارد خاص و استثنائات
چکهای با مبلغ بالا
برای صدور چکهای بالاتر از سقف مجاز:
- اخذ مجوز کتبی از اداره آموزش و پرورش منطقه
- تأیید شورای مالی مدرسه
- مستندسازی ویژه و دقیق
موارد ممنوعه
- استفاده از چک برای ضمانت یا امانت
- صدور چک بدون پشتوانه مالی
- واگذاری دسته چک به افراد غیرمجاز
پیامدهای تخلف
عدم رعایت مقررات فوق میتواند منجر به:
- پیگرد قانونی
- مجازاتهای اداری
- درج در پرونده پرسنلی
- جبران خسارات احتمالی
شود.
توصیههای تکمیلی
بهروزرسانی منظم دفاتر مالی
بررسی منظم موجودی حساب
نگهداری دقیق سوابق چکهای صادره
آموزش مستمر کارکنان مرتبط
مشورت با کارشناسان مالی در موارد خاص
